Firma einrichten
Firmendaten, Bank, Steuerdaten, Sprache und Rechnungsvorlage prüfen.
WISSEN & HILFE
Schnell starten, sauber einrichten
Die wichtigsten Schritte für Firmen und Auftraggeber – ohne unnötige Umwege.
4Schritte bis zum ersten Angebot
SCHNELLSTART FÜR BETRIEBE
Vom neuen Konto zum ersten echten Vorgang
Gewerke & Leistungen wählen
Nur die Arbeiten aktivieren, die dein Betrieb wirklich anbietet.
Kunden & Leistungskatalog anlegen
Wiederverwendbare Leistungen und Preise vorbereiten.
Angebot erstellen
Positionen kalkulieren, PDF prüfen und an den Kunden senden.
PLANUNG & BETRIEB
Die neuen Betriebsbereiche im Überblick
Ab v4.14 sind Baustellenakte, Plantafel, Formulare, Nachkalkulation, Eingangsrechnungen/OCR, Lager, Fahrzeuge/Geräte, Wartung und GAEB/DATANORM direkt miteinander verbunden.
Projektzentrale
Digitale Baustellenakte mit Zeiten, Material, Dokumenten und Kommunikation.
Plantafel & Formulare
Einsätze planen, Arbeits-/Abnahmeberichte ausfüllen und unterschreiben.
Nachkalkulation & OCR
Ist-Kosten aus Zeit, Material und geprüften Eingangsrechnungen zusammenführen.
Lager, Geräte & Wartung
Bestände und Ressourcen verwalten und wiederkehrende Services planen.
SCHNITTSTELLEN & KI
Optional anbinden, ohne die Rechnungsführung aus der Hand zu geben
HandwerkerPilot bleibt das führende Rechnungssystem. Lexware Office, DATEV-Export und Copilot sind Zusatzfunktionen und können je nach Paket aktiviert werden.
API & Lexware Office
API-Schlüssel erzeugen, Verbindung testen und finale HandwerkerPilot-Rechnungen kontrolliert als Buchhaltungsbeleg übergeben. Keine zweite unabhängige Rechnung erzeugen.
DATEV-Export
Zeitraum wählen und ZIP-Paket mit Rechnungsdaten, PDFs und vorhandenen E-Rechnungsdaten erstellen. Direkte DATEV-Cloud-Dienste benötigen eine separate Freischaltung.
Copilot im Sicherheitsmodus
Überfällige Rechnungen, offene Baustellen, nicht abgerechnete Zeiten und zu prüfende Eingangsrechnungen erkennen. Kritische Aktionen bleiben bestätigungspflichtig.
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Welche Rechnung gilt?
Ohne Schnittstelle gilt ausschließlich die in HandwerkerPilot erstellte Rechnung. Mit Lexware- oder DATEV-Anbindung bleibt genau diese Rechnung führend. Externe Systeme erhalten nur die vorgesehenen Daten oder Belege.
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Wer bezahlt den Telefonassistenten?
Jede Firma verwendet ihr eigenes Konto beim Telefonieanbieter und hinterlegt dort ihre eigene Zahlungsart. HandwerkerPilot berechnet diese externen Telefonie- oder KI-Nutzungskosten nicht. Im Bereich KI-Telefonassistent können – sofern der Anbieter dies unterstützt – Anrufe, Minuten und aktuelle Monatskosten zur Kontrolle angezeigt werden.
E-RECHNUNG
PDF-Optik und strukturierte Rechnungsdaten zusammen denken
HandwerkerPilot hält die sichtbare Rechnung und die strukturierten Rechnungsdaten im selben Vorgang. Positionen, Mengen, Preise und Steuersätze müssen deshalb sauber gepflegt sein.
XRechnung / strukturierte DatenFactur-X / ZUGFeRDmehrere Positionen und SteuersätzePDF bleibt lesbar und professionell
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Wichtig vor Livebetrieb
Steuerliche Pflichtangaben, Rechnungsformat und konkrete E-Rechnungsanforderungen müssen zur Firma und zum Empfänger passen. HandwerkerPilot ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Prüfung.
FAQ
Häufige Fragen
Kann ich HandwerkerPilot am Handy nutzen?
Ja. Die Anwendung ist webbasiert und als PWA installierbar. Mobile Benutzer bekommen einen auf Baustelle, Zeit, Material, Fotos und Termine fokussierten Zugriff.
Wie werden Benutzer begrenzt?
Jedes Paket hat getrennte Limits für Büro-Nutzer und mobile Mitarbeiter. Zusatzlizenzen werden pro Firma freigeschaltet und beim Aktivieren eines Benutzers automatisch geprüft.
Wie funktioniert der Speicher und Zusatzspeicher?
Jedes Paket enthält ein festes Speicherlimit für Fotos, Belege, Scans und Dokumente. Firmen-Administratoren sehen den aktuellen Verbrauch unter „Abrechnung & Abo“ und können bei Bedarf Zusatzspeicher buchen. Das höhere Limit wird nach bestätigtem Zahlungseingang automatisch freigeschaltet.
Wie funktioniert die Dienstleistungsfreigabe?
Der Betreiber pflegt den Dienstleistungskatalog. Firmen schalten Leistungen ein. Für sensible Leistungen kann eine zusätzliche Prüfung erforderlich sein, bevor sie öffentlich angeboten werden.
Kann ein Kunde mehrere Angebote vergleichen?
Die Auftragsplattform und das Kundenportal bilden die Grundlage für mehrere Firmenreaktionen, Nachrichten und die Auswahl des passenden Angebots.
Kann ich meine Daten exportieren?
Administratoren verfügen über Export- und Backup-Funktionen für ihren Firmenbereich.
Wo bekomme ich Unterstützung?
Über die Kontaktseite kannst du dem Betreiber direkt eine Nachricht senden.