Datenschutz

1. Verantwortlicher

2. Unsere datenschutzrechtlichen Rollen

Für die öffentliche Website, Registrierung, Vertragsabwicklung, Auftragsplattform, Betreiberkommunikation, Sicherheit und eigene Abrechnung ist Marc Bollue, handelnd unter HandwerkerPilot Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Soweit ein Handwerksbetrieb in der Betriebssoftware personenbezogene Daten seiner eigenen Kunden, Beschäftigten, Lieferanten oder Projektpartner verarbeitet, handelt der Betrieb als Verantwortlicher und HandwerkerPilot als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter. Der eigenständige AVV von HandwerkerPilot gilt hierfür als Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO und ist über die Rechtstexte abrufbar.

3. Aufruf der Website und Serverprotokolle

Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite, Referrer, Browser-/Geräteinformationen und HTTP-Status. Zweck sind Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und zuverlässige Betrieb des Dienstes.

4. Besucherstatistik

Für öffentliche Seiten führen wir eine minimale serverseitige Basisstatistik. Dabei werden ausschließlich Tag, Land und Seitenpfad als Summen gespeichert. Für diese Basisstatistik werden weder ein Analyse-Cookie noch LocalStorage, Browser-Fingerprinting, die vollständige IP-Adresse oder ein dauerhafter Besucher-Identifier gespeichert.

Die IP-Adresse wird bei einem Seitenaufruf technisch an den Webserver übertragen. Für die Basisstatistik wird sie nur vorübergehend im Arbeitsspeicher verwendet, um – soweit lokal möglich – ein Land zu bestimmen und Ausschlussregeln/Bot-Erkennung anzuwenden; anschließend wird sie nicht in der Basisstatistik gespeichert. Rechtsgrundlage dieser datensparsamen Reichweitenmessung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die grobe Messung der Nutzung und Herkunft unserer öffentlichen Seiten bei möglichst geringer Datenverarbeitung.

Ohne Einwilligung zur detaillierten Besucherstatistik wird zur Ländererkennung kein externer Geo-Dienst aufgerufen. Verwendet werden nur vorhandene Cloudflare-/Proxy-Landinformationen, lokales GeoIP oder ein bereits vorhandener Cachetreffer. Fehlt eine solche Information, wird das Land als unbekannt gespeichert. Erst nach Einwilligung kann – sofern vom Betreiber aktiviert – country.is als Fallback verwendet werden.

Wenn du im Datenschutz-Banner die detaillierte Besucherstatistik ausdrücklich erlaubst, dürfen darüber hinaus ein pseudonymer Besucher-Hash, Referrer, Browser-/Geräteinformationen und die vollständige IP-Adresse zeitlich begrenzt gespeichert werden. Die vollständige IP-Adresse wird höchstens 14 Tage. Diese Einwilligung kannst du jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen. Erkannte Bots/Scanner können unabhängig davon getrennt zur Erkennung und Abwehr automatisierter Angriffe bzw. Missbrauch protokolliert werden.

5. Cookies und lokale Endgeräteinformationen

Wir verwenden ein technisch erforderliches PHP-Sitzungscookie für Anmeldung, Sicherheitsfunktionen und CSRF-Schutz. Nach einer aktiven Sprachwahl kann außerdem das Funktionscookie „hp_lang“ für bis zu ein Jahr gespeichert werden. Das Cookie „hp_cookie_consent“ speichert für bis zu 180 Tage ausschließlich deine Auswahl „nur notwendig“ oder „Besucherstatistik erlaubt“, damit das Banner nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint. Diese notwendigen/funktionalen Cookies werden unabhängig von der optionalen Besucherstatistik verwendet. Für die Besucherstatistik selbst wird kein separates Analyse-Cookie gesetzt.

Die Speicherung technisch notwendiger oder ausdrücklich angeforderter Einstellungen erfolgt nach § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende personenbezogene Verarbeitung richtet sich nach den jeweils genannten DSGVO-Rechtsgrundlagen.

6. Konten, Registrierung und Vertragsdaten

Bei Firmen- und Auftraggeberkonten verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Sprache, Kontakt- und Adressdaten, Unternehmensdaten, Tarif-/Lizenzstatus, Verifizierungszeitpunkte und Login-/Sicherheitsdaten. Bei Handwerksbetrieben können Gewerbenachweise, Gewerke, Qualifikationsunterlagen und Versicherungsangaben hinzukommen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit, Missbrauchsprävention und nachvollziehbare Administration.

7. Auftragsplattform, Nachrichten und Bewertungen

Auftraggeber können Auftragsbeschreibungen, Ort/PLZ, Dateien und Bilder einstellen. Betriebe können abhängig von freigegebenem Gewerk, aktivierten Leistungen und Einsatzgebiet passende Aufträge sehen, Nachrichten austauschen und Angebote erstellen. Hierfür werden die erforderlichen Profildaten zwischen den beteiligten Nutzern sichtbar gemacht.

Bewertungen werden einem Plattformvorgang zugeordnet und dienen der Vertrauensbildung. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Plattformvertrags sowie unser berechtigtes Interesse an einer transparenten, funktionsfähigen Vermittlung. Rechtswidrige Inhalte können über die Meldefunktion gemeldet werden.

8. Daten in der Betriebssoftware / Auftragsverarbeitung

Betriebe können Kunden-, Beschäftigten-, Baustellen-, Zeit-, Material-, Lieferanten-, Angebots-, Rechnungs-, Zahlungs- und Dokumentdaten speichern. Soweit diese Daten für eigene Zwecke des Betriebs verarbeitet werden, entscheidet der Betrieb über Zwecke und Mittel; HandwerkerPilot verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung, Wartung, Sicherung und vereinbarten Unterstützung der Software nach dokumentierter Weisung.

Betroffene Personen sollen sich für Auskunft, Berichtigung, Löschung oder andere Rechte bezüglich solcher Betriebsdaten grundsätzlich zuerst an den jeweiligen Handwerksbetrieb wenden. Wir unterstützen den Betrieb im Rahmen des AVV.

9. Dokumente, OCR und E-Rechnungsfunktionen

Hochgeladene Belege und Eingangsrechnungen können mittels OCR ausgewertet werden. Im aktuellen System läuft die OCR über einen lokalen Dienst auf demselben Server (127.0.0.1); die OCR-Datei wird hierfür nicht an einen externen KI-Dienst übertragen. Ergebnisse werden vor lager- oder buchungsrelevanten Aktionen zur Kontrolle angezeigt.

10. Geocoding und Umkreissuche

Für Standort- und Umkreissuche können Adress-/Ortsangaben an den OpenStreetMap-Dienst Nominatim übertragen werden. Dabei verarbeitet der Dienst technisch auch die anfragende Server-IP. Geocoding-Ergebnisse werden in HandwerkerPilot zwischengespeichert, um wiederholte externe Abfragen zu reduzieren. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der angeforderten Standortfunktion bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine effiziente Vermittlung.

11. Zahlungen und Rechnungsdaten

Zahlungen per Banküberweisung werden anhand der in HandwerkerPilot erfassten/importierten Zahlungsinformationen verarbeitet.

Wenn PayPal aktiviert und ausgewählt ist, werden für die Zahlungsabwicklung die erforderlichen Bestell-, Betrag-, Konto- und technischen Daten an PayPal übermittelt. PayPal verarbeitet Daten teilweise in eigener Verantwortlichkeit nach seinen Datenschutzbedingungen.

Steuer- und handelsrechtlich aufbewahrungspflichtige Rechnungen und Buchungsbelege werden entsprechend den gesetzlichen Fristen gespeichert; Rechnungen und Buchungsbelege sind in Deutschland regelmäßig acht Jahre aufzubewahren, andere Unterlagen können je nach Kategorie sechs oder zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sein.

12. E-Mail-Versand und Support

Für Bestätigungen, Zugangslinks, Angebote, Rechnungen, Statusmeldungen und Support wird der vom Betreiber konfigurierte SMTP-/Mail-Dienst genutzt. Dabei werden Empfängeradresse, Absender, Betreff, Nachrichteninhalt und technische Versanddaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist je nach Nachricht Vertragserfüllung, gesetzliche Pflicht oder berechtigtes Interesse an sicherer Kommunikation.

13. Empfänger und Dienstleister

• Hosting-/Server- und Sicherungsdienstleister, soweit für den Betrieb erforderlich.
• E-Mail-/SMTP-Dienstleister für transaktionale Nachrichten und Support.
• PayPal, sofern diese Zahlungsart aktiviert und verwendet wird.
• OpenStreetMap/Nominatim für angeforderte Geocoding-/Umkreisfunktionen.
• country.is nur als Fallback zur Ländererkennung, sofern diese Betreiberfunktion aktiviert ist.
• Steuerberater, Rechtsberater, Behörden oder Gerichte, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zur Rechtsverteidigung notwendig ist.

14. Übermittlungen in Drittländer

Eine Verarbeitung außerhalb EU/EWR kann sich ergeben, wenn ein eingesetzter externer Dienstleister dort verarbeitet. Soweit die DSGVO anwendbar ist, erfolgen solche Übermittlungen nur auf einer zulässigen Grundlage, insbesondere Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO.

15. Speicherdauer

• Kontodaten: grundsätzlich für die Vertragsdauer und danach, soweit gesetzliche Pflichten oder die Verteidigung von Ansprüchen dies erfordern.
• Einwilligungsbasierte Besucherereignisse und getrennte Bot-/Sicherheitsereignisse mit vollständiger IP: aktuell maximal 14 Tage; Länder-Cache regelmäßig bis zu 30 Tage.
• Rechnungen/Buchungsbelege: nach den gesetzlichen Steuer- und Handelsfristen, regelmäßig acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege in Deutschland.
• Support- und Kontaktvorgänge: bis zur Erledigung und danach nur soweit zur Dokumentation, Sicherheit oder Rechtsverteidigung erforderlich.
• Daten eines Handwerksbetriebs als Verantwortlicher: nach dessen Weisung und dem AVV; gesetzlich aufzubewahrende Dokumente bleiben unberührt.

16. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter rollen- und mandantenbezogene Zugriffskontrollen, Passwort-Hashes, CSRF-Schutz, sichere Sitzungsparameter, verschlüsselte Speicherung besonders sensibler Zugangsdaten, Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktionen sowie Backup- und Wiederherstellungsfunktionen. Absolute Sicherheit kann bei Internetdiensten technisch nicht garantiert werden.

17. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Sitz des Verantwortlichen.

18. Automatisierte Entscheidungen und Matching

HandwerkerPilot trifft derzeit keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Such- und Matchingfunktionen filtern insbesondere nach freigegebenem Gewerk, aktivierter Dienstleistung, öffentlichem Profil und Einsatzgebiet; bei einer Umkreissuche werden passende Betriebe bei vorhandenen Koordinaten nach Entfernung sortiert. Eine bezahlte Bevorzugung im Ranking ist derzeit nicht vorgesehen.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, Funktionen oder eingesetzte Dienste wesentlich ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite mit Versionsdatum abrufbar.